De Wet kwaliteit incassodienstverlening en het Besluit kwaliteit incassodienstverlening nader beschouwd

De Wki introduceert onder andere een registratieplicht in een incassoregister voor bedrijven die buitengerechtelijke (minnelijke) incassowerkzaamheden verrichten. Daarnaast moeten incassodienstverleners aan bepaalde specifieke beroepskwaliteitseisen voldoen. De in artikel 13 van de Wki gestelde kwaliteitseisen worden nader ingekleurd in het Besluit kwaliteit incassodienstverlening (hierna: ‘Bki’). Ter internetconsultatie ligt een concepttekst van het Bki. Partijen kunnen tot 21 juni 2022 reageren. In dit artikel wordt het Bki kort besproken.

Vakbekwaamheid
Incassobureaus worden op grond van de Wki verplicht om ervoor te zorgen dat hun incassomedewerkers (medewerkers die belast zijn met het contact met een schuldeiser óf een schuldenaar) voldoende vakbekwaam zijn en dat zij hun vakbekwaamheid periodiek onderhouden. Dit betekent dat alle incassopersoneelsleden een relevante opleiding moeten hebben afgerond en dat zij daarnaast jaarlijks deel moeten nemen aan opfriscursussen. Personeel moet, kort samengevat, aantoonbaar kennis hebben van de relevante wetgeving én over de omgang met mensen. Tot slot rust op de bestuurder(s) van een incassodienstverlener de verplichting om ten minste twee keer per jaar een bijeenkomst te verzorgen waarin maatschappelijke normen en de ethiek van het vak worden besproken.

Het Bki maakt specifiek onderscheid tussen de opleidingseisen voor operationeel leidinggevenden en incassomedewerkers. Operationeel leidinggevenden moeten een relevante opleiding hebben gevolgd die ten minste niveau 4 van het Europese kwalificatiekader (mbo 4) heeft. Voor incassomedewerkers volstaat een relevante opleiding die ten minste niveau 3 van het Europese kwalificatiekader (mbo 3) heeft.

Voor advocaten en gerechtsdeurwaarders geldt, vanwege de eisen aan de vakbekwaamheid die voor deze groepen al gelden, grotendeels een uitzondering van de vakbekwaamheidseisen.

Inzichtelijkheid vordering
Incassodienstverleners worden verplicht om extra aandacht te besteden aan de beschrijving van de vordering. Op het moment dat de schuldenaar wordt aangeschreven moet het voor diegene duidelijk zijn wie, wat, waarom en sinds wanneer vordert. Met name wordt van incassodienstverleners verwacht dat zij een duidelijke, juiste, transparante en uitgebreidere onderbouwing geven van:

• de oorspronkelijke hoofdsom en het totaalbedrag van de vordering;
• de rente (o.a. de hoogte van de verschuldigde rente, de rentepercentages en tijdvakken waarover de rente is berekend en de grondslag voor de berekende rente), en
• de incassokosten (de hoogte van de incassokosten, de verrichtte incassowerkzaamheden en de bij die werkzaamheden behorende tarieven); en
• de btw.

Omgangseisen en informatievoorziening
Incassodienstverleners worden verplicht om zorg te dragen voor een correcte omgang met schuldenaren. Het contact met de schuldenaar dient zorgvuldig, passend en proportioneel te zijn. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat de incassodienstverlener de schuldenaar proactief van voldoende informatie voorziet. Dit betekent met name dat de schuldenaar geïnformeerd moet worden over diens rechten en plichten. De incassodienstverlener moet de debiteur onder andere informeren over:

• het incassoproces;
• de gevolgen van het wel, niet of niet-tijdig voldoen aan de vordering;
• de betalingsmogelijkheden en de (eventuele) mogelijkheid om een betalingsregeling te treffen;
• instanties die de schuldenaar kunnen helpen met problematische schulden (voor zover daar aanleiding toe is);
• de wijze waarop een klacht kan worden ingediend (voor zover daar aanleiding toe is); en
• de naam en contactgegevens van de incassodienstverlener.

Het Bki verbiedt incassodienstverleners om schuldenaren, zonder diens toestemming, tussen 23:00 uur en 07:00 uur te benaderen. Het is daarnaast verboden om schuldenaren, zonder diens toestemming, vaker dan drie keer per dag te benaderen. Bovendien mogen incassodienstverleners geen maatregelen aankondigen die zij niet kunnen treffen. Het belangrijkste voorbeeld is het incassobureau dat dreigt met beslag zonder gerechtelijk vonnis. Dit is overigens momenteel ook al verboden op grond van de Wet oneerlijke handelspraktijken. De inzet van de communicatie moet daarentegen gericht zijn op bevrijdende betaling of een passende betalingsregeling

Het Bki legt tot slot aan incassodienstverleners de verplichting op om tijdens kantooruren bereikbaar te zijn en om te allen tijde gemaakte betalingsregelingen en ontvangen betwisten per brief of per e-mail te bevestigen.

Inrichting van werkzaamheden en administratie
De Wki introduceert in feite een dossierplicht op basis waarvan incassodienstverleners verplicht zijn om een incassodossier bij te houden. In het dossier moeten alle relevante documenten (waaronder de onderliggende overeenkomst en factuur), afspraken en handelingen volledig, tijdig en juist worden vastgelegd. De dossiers moeten tot ten minste twee jaar na het sluiten ervan bewaard blijven. De administratie moet zo zijn ingericht dat deze toegankelijk en doorzoekbaar is (per vordering, per schuldenaar en per schuldeiser), waardoor het aantal vorderingen per schuldenaar duidelijk inzichtelijk is. De bestuurder van de incassodienstverlener moet daarnaast inzicht hebben in het aantal vorderingen dat geïnd wordt en in de stand van zaken van iedere vordering.

Incassodienstverleners zijn bovendien verplicht om hun (bedrijfs)processen vast te leggen en aan diens personeelsleden ter beschikking te stellen. Door de incassodienstverlener moet duidelijk en overzichtelijk worden beschreven:

• welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerkers/leidinggevende hebben;
• hoe de verschillende incassotrajecten verlopen;
• hoe wordt omgegaan met een betwisting;
• hoe een (mogelijke) incasso-opdracht wordt beoordeeld en aanvaard;
• hoe een betalingsregeling tot stand komt en wordt bevestigd;
• hoe wordt omgegaan met een klacht en/of geschil; en
• hoe wordt voldaan aan de kwaliteitseisen die voortvloeien uit hoofde van de Wki en het Bki.

Iedere incassodienstverlener moet daarnaast beschikken over:

• een (actueel) overzicht van de personen die incassowerkzaamheden verrichten en de personen die daaraan leidinggeven, en
• bewijs dat alle incassomedewerkers en leidinggevenden voldoen aan de vakbekwaamheidsvereisten.

Klachten en geschillen
De Wki verplicht incassodienstverleners om een klachtenregeling te hebben. In de klachtenregeling moet worden bepaald hoe een klacht kan worden ingediend, wie de klacht behandelt, binnen welke termijn de klacht wordt afgehandeld en welke gegevens over een klacht worden geregistreerd. Incassodienstverleners zijn verplicht om de ontvangst van een klacht in ieder geval binnen twee werkdagen schriftelijk te bevestigd.

Incassodienstverleners moeten bovendien aangesloten zijn bij een geschillenregeling. Dit kan voor veel incassodienstverleners een uitdaging worden. In tegenstelling tot notarissen, makelaars, accountants en advocaten zijn de meeste incassodienstverleners op dit moment niet aangesloten bij geschillenregeling. Er bestaat momenteel slechts één klachteninstituut dat klachten over incassodienstverleners behandelt, namelijk het Klachten Instituut voor Gecertificeerde Incasso Diensten (‘KIGID’). Het KIGID handelt echter alleen klachten af die over leden van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso- ondernemingen (‘NVI’) gaan. Van het aantal incassodienstverleners in Nederland is slechts een fractie lid van de NVI.

Dit betekent dat een groot gedeelte van de incassodienstverleners wordt geconfronteerd met een probleem wanneer de Wki en het Bki in werking treden. De incassodienstverleners die geen NVI-lid zijn moeten aangesloten zijn bij een geschillencommissie die op dit moment niet bestaat. Wanneer de incassodienstverlener uiteindelijk niet is aangesloten bij een geschilleninstantie, voldoet zij niet aan de Wki en het Bki. Hierdoor zullen die incassodienstverleners mogelijk niet worden toegelaten tot het verplichte incassoregister en zullen zij (in principe) hun incassowerkzaamheden moeten staken.

Incassoregister
Op grond van de Wki wordt het, met uitzondering voor gerechtsdeurwaarders en advocaten, verboden om zonder registratie buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te verrichten of aan te bieden. Incassodienstverleners kunnen straks een aanvraag tot registratie indienen bij de Dienst Justis (de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid & Justitie).

Voor de aanvraag is de incassodienstverlener een vergoeding verschuldigd. Bovendien is iedere incassodienstverlener die staat ingeschreven in het register jaarlijks een vergoeding verschuldigd aan de Staat. In het Bki worden de vergoedingen vastgesteld. Het tarief voor de behandeling van de aanvraag tot inschrijving in het register bedraagt € 2.200 per incassodienstverlener, vermeerderd met € 600,00 per bestuurder van de onderneming.

Het jaarlijks verschuldigde tarief voor incassodienstverleners is afhankelijk van de omzet. Het tarief bedraagt:

• € 1.900,00 voor een onderneming met een jaaromzet van maximaal € 60.000,00;
• € 3.800,00 voor een onderneming met een jaaromzet van meer dan € 60.000,00 en van maximaal € 260.000,00;
• € 8.200,00 voor een onderneming met een jaaromzet van meer dan € 260.000,00.

Iedere incassodienstverlener moet jaarlijks aangifte doen van de omzet van het meest recente afgesloten boekjaar. Doet de incassodienstverlener geen aangifte, dan is het hoogste tarief per definitie van toepassing.

Conclusie
De incassosector heeft in Nederland een slecht imago. Met de inwerkingtreding van de Wki en het Bki zal de kwaliteit van de private buitengerechtelijke incassodienstverlening ­ongetwijfeld verbeteren. Hierdoor wordt niet alleen de positie van de schuldenaar verbetert, maar ook die van de incassodienstverleners zelf. De introductie van beroepsspecifieke regels en eisen draagt hopelijk bij aan de erkenning van de incassodienstverlening als een volwaardig vak.  Op 1 januari 2024 zullen de Wki en het Bki in werking treden.

Dit betekent dat voor veel incassodienstverleners er de komende tijd (veel) werk aan de winkel is. Om incassodienstverleners hierbij te helpen is de Nederlandse orde voor wettelijke incassodienstverleners (NowID) opgericht.